Google Workspace 是什么?需要付费吗?多种功能和小技巧 Google 官方一次解密给你听!

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实用又方便

Google 去年正式将“G Suite”改名为“Google Workspace”,整合 Google 的云端工具包含 Gmail、云端硬碟、日历、Meet、语音通话等功能,希望让用户可以直接同一个平台完成所有的工作项目。不过相信大家对 Google Workspace 应该多少还是会有点好奇,今天 Google 举办了线上记者会,解密 Google Workspace 的多种功能,一起来看看这些实用的功能和隐藏版技巧教学

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Google Workspace 基本的服务都是免费的,不过用户可以依据不同的商业需求,自行选择是否要付费使用。免费版可以使用 Gmail、Google Meet 等工具,付费版的功能就会更精致一点,例如能拥有更多的储存空间、针对文件能进行时效性的管理、还可以自行设定不在办公室的时间,方便同事安排会议等等

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值得一提的是,付费版的功能可以免费试用 14 天,试用过后可以再评估考虑要不要使用付费版的 Google Workspace,接下来就来和大家简单介绍一下 Google Workspace 的 6 个重点功能

建立会议、活动通知

今天如果公司同事都有使用 Gmail 的话,可以透过点选 Gmail 右上方的“设定”来建立会议,除了可以直接在信箱里面邀请参与对象,还可以选择地点、日期,并发送活动通知

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虚拟白板 Jamboard + 线上会议新功能

建立完会议后,下一步就是要线上开会了,与会者除了可以透过虚拟白板 Jamboard 同步发表意见、新增便利贴替会议注解资讯外,Google Workspace 还在 Google Meet 中加入了四个新功能,包含举手、分组、投票、问答。让所有在线上参与会议的人都能有参与感

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如果不希望打断发言,就能使用举手功能来告诉其他人你想表达意见,分组功能则可以增加同事之间的讨论方便性,投票功能则可汇整更多人的意见,问答功能则很适合用在大型会议上,如果中间刚好没有时机可以表达想法,或有问题但插不上话的时候就可以使用

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透过单一档案在线上完成编辑

如果团队刚好约不成会议的话,也可以透过共同编辑的方式,在线上共同编辑同一份档案,不管是 Google 文件、Excel 表格或是简报,只要有开启权限设定,都能和他人共同编辑,也可以看到编辑的版本和时间,并可以透过注解或回复来和其他人互动,也可以指定你想要通知的对象

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将电子邮件和通知延后显示

Google Workspace 客户解决方案专家 Samuel 建议,可以依照事情的轻重缓急,来选择是否须在当下马上处理信件,也可以将信箱中的对话群组延后(至明天或是晚一点的时间),让自己当下能专注处理最紧急的信件

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设定“工作时间”和“不在办公室”的区间

这一点虽然是属于需付费的项目,不过我觉得很实用!用户可以自行设定工作时间,方便其他人帮你安排会议,减少同一个时间不小心排了两场会的状况。另外如果你某天刚好要外出,或是下午五点半固定要去接小孩的话,也可以设定不在办公室的区间,这样在那个时段内,系统就会自动帮你拒绝新会议和已有的会议

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善用 PDF 格式分享档案

而虽然现在大家很习惯用云端文件来共同编辑,但偶尔还是可能会担心资料被改动,其实只要透过 PDF 的格式分享给他人,就不用担心别人会窜改文件的内容资料,操作方法也很简单,只要将文件结尾的网域 edit…. 后方的一串英文字改成“export?format=pdf”即可!

以上就是 Google Workspace 的简单介绍,不过上述功能有些必须要付费才可以使用,我把免费版和付费版的功能比较放在下面,大家可以看看自己平常的使用习惯,再决定要不要购买付费的版本

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最后最后,就是大家最关心的储存空间,从今年 6 月开始 Google 相簿将不再提供无限上传的储存空间,除了日常可以透过 Google 官方推出的储存空间管理工具,来把用不到的档案、信件删除外,也可以在 Gmail 中搜寻栏位中输入“has:attachment larger:10M”,直接找出档案较大的信件并删除,另外在云端共同编辑一份文件,也可以避免重复的档案出现,以达到节省云端空间的效果,以上方法就提供给各位参考,把这些功能和小技巧学起来,马上获得额外的云端空间

(新闻来源:Google 线上记者会)

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