广东省澄海商会第二次会员大会暨庆典大会会务工作总结

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广东省澄海商会第一届第二次会员大会暨成立一周年庆典大会，于2013年9月启动，至2014年3月23日召开，历时半年多。6个多月来，商会理事会成员和秘书处做了大量工作，付出了大量的时间和精力，确保了大会的圆满成功，受到了与会领导、友邻商会代表、驻穗乡贤和广大会员的一致好评。为再接再厉，更好完成商会的各项工作，有必要对这次会务工作进行认真总结。

一、大会的策划与筹备

召开商会首次庆典大会，对内是增强会员信心，提高会员对商会的信任度、增强凝聚力的机会，对外是扩大本会的知名度，提高商会的影响力的契机。为此，商会理事会从一开始就作出了把这次会议开成“务实、隆重、有效”的定位。围绕这一定位，确定大会的议程主要包括：2013年度会务工作报告、监事会工作报告；颁发理事会各职位牌匾、证书，以及授予荣誉职衔牌匾；与友邻商会互赠礼品；与银行签订战略合作协议；请友邻商会代表发言和有关领导致辞；集体合影；组织文艺晚会和宴会。围绕这一定位，我们重点抓了11项工作：一是编撰庆典大会专刊；二是出版会员通信录；三是设计制作商会理事会各职位牌匾、会员证书、聘任荣誉职衔的牌匾；四是拍摄体现商会具有吸引力、凝聚力、影响力的宣传片；五是选择4家银行洽谈签订战略合作协议；六是选择策划公司协助会场现场的布置与组织；七是筹备大会的礼品和互赠礼品；八是准备会议材料；九是组织文艺晚会与宴会；十是发展新会员；十一是广泛邀请贵宾和嘉宾。

整个筹备工作，尽管历时比较长，但由于9月组织中秋联谊会，春节前组织团拜会，春节后组织会长赴澄与区委区政府领导交流座谈会，组织服装毛织界会员聚会、组织会员赴肇庆大旺“涞馨集团公司”参观学习，还有商会重新选址、专修、搬迁等工作。同时，国庆、元旦、春节放假，实际用于庆典大会的筹备时间非常有限。在任务重、人手少、时间紧的情况下，秘书处出尽全力，春节后加班加点工作，较好地完成了既定任务。

二、 大会组织实施的经验与不足

这次大会，总体上是成功的，主要有以下几个方面做得比较好。

（一）筹备工作能抓住重点。会员大会和庆典大会合并召开，我们把重点放在扩大宣传、提高商会的知名度和影响力上，突出塑造商会的良好形象。一是下大力编撰庆典大会专刊。专刊能否编撰好，代表商会的理念和水平。在设计专刊的栏目和具体内容时，我们坚持“实用、美观、简朴、大方”的原则，力求避免华而不实、与众雷同、缺乏吸引力等弊端。比如，避虚就实，许多商会的庆典专刊通常都刊登很多贺电贺信、领导题词，授予荣誉职衔的团队成员资料，有的甚至占了总编幅的一大半。这次编撰，我们把这些内容全部排除，主要突出会员关心和想了解的内容。同时突出家乡丰厚的人文特色，澄海商人悠久的经商文化和优秀的商业品格。再如，美观大方，我们收集大量的澄海乡土风情图片、资料，以通栏和整页予以体现，达到图文并茂。还有，突出重点，商会应在商言商，我们把具有悠久历史的“红头船”精神，办会理念加以充分的诠释，把会长层企业和澄海的知名企业加以大力的渲染，使大家知道澄海商人的实力和影响力。

二是广泛邀请海内外嘉宾。这次把邀请澄籍潮籍友邻商会、同乡会、联谊会，以及澄海区党政领导、省市澄籍、潮籍领导和乡贤作为重点，共发出邀请函100多份，电话短信300多条。邀请友邻社团35家，到会27家，包括:香港、北京、上海、浙江、湖北、云南、青岛、苏州，以及广东省内的潮籍社团。上海潮商会、浙江省广东商会主动报名参会。省人大、政协的老领导欣然接受邀请，汕头市委统战部长、澄海区委区政府第一把手亲自莅会指导，这对扩大商会的影响力起到至关重要的作用。

三是在互赠礼品上下功夫。怎样才能使礼品独具一格、不落俗套，使请来的嘉宾都喜欢。我们费了不少心思，专门请具有一定知名度的两位书法家，为每一个商会创作相应的不同内容的书法作品。许多商会拿到礼品后，都爱不释手，深感澄海商会情深谊重。

四是充分利用会场的有利条件，构造动感的会场气氛。这次在选择会场上，我们十分重视利用LED大屏幕的效果。广泛收集商会成立以来的视频、照片资料，拍摄宣传片。把商会成立大会、一年来组织的各种活动、商会领导和理事会研究工作的画面，家乡的支柱产业，以及商会的新会址等，生动、立体地呈现在大家的面前。同时，将会议重要流程投射到大屏幕上，配以色彩斑斓的画面，既吸引眼球，又达到引导和互动的作用，有效地增强了会场的气氛和执行效果。

（二）组织工作比较严密。会前，陈彦文会长、刘武会长多次听取秘书处筹备工作汇报，确定重点工作事项。先后召开三次预备会议，发动理事会成员积极参与筹备工作，使大家高度重视会议的意义和重要性，人人都当主人，主动承担任务，主动献策出力。秘书处认真吸收大家的好建议，反复修改会议流程，把会务的每项内容、负责人、协助人、时间节点详细进行区分，落实到人。特别是成立秘书组、接待组、后勤组，明确组长和总协调人，各负其责，又相互配合，会务工作的条理性、衔接性明显加强，从实际效果看比中秋联谊会有较大进步。

（三）会务工作有所创新。主要体现在两个方面：一是充分发挥理事会骨干成员的作用。请有组织能力有实干经验的会长、理事任会务组各小组组长，并配备足够的人手，做到各负其责，同时明确总协调人员，统筹各个环节的衔接。对一些重点工作，比如接待高层领导、接待汕头市、澄海区的领导，指定专人负责，事先提出详细接待方案。对应邀出席大会的远程嘉宾，事先主动与他们联系，明确食住行安排，并请有车辆有司机的单位协助接待。

二是细分任务，以事定人，层层分解落实。要办好大型会议，除了要有明确的主题、详细的组织流程外，关键是要有确保落到实处的执行力。这次，会务组和负责接待组的陈映庭、陈先德两位常务理事，为了确保参会人员达到预期人数，采取会前分片负责，临会分桌负责的办法，取得了很好的效果。如服装毛织、摩配行业的会员人数多，经营场所集中，则由相关的副会长、常务理事统一组织，落实到会人员和签到。驻穗乡贤单位多、人员分散，则分别由人脉广、平时联系多的同事，按照预先列出的名单，分工落实到各个负责人，并规定截止汇总到会人员名单的时间。这样，避免了以往只靠秘书处发通知而无法跟踪落实的毛病，使本次会议能在会前全部打印出参会人员名单。再如，临会分桌负责。3月23日，离会议签到前一小时，按照预备会议的分工，各位理事会成员集中受领任务，每桌一名负责人，每人分别负责与本桌有关的9个人再次联系，不满10人的可以临时通知有关人员补齐。同时，签到处按照桌位编号和预先安排的名单，全部录入电脑。到会人员签到时，马上在贵宾证或出席证的背后写上桌号。由于层层分解落实，加之接待与签到密切配合，尽管会议规模达500多人，但进场、就坐都秩序井然。礼品也由各桌的负责人统一领取，避免了会议期间任意离座和纷乱无序等问题。

（四）会务工作中的不足。

这次会务工作，基本上按原定计划和流程组织实施，大的方面没有什么问题，总体上是成功的。但在一些细节上还是存在许多不足。

1、在力量分配上不够均衡。秘书组只明确陈建涛、谢沐丹、许少环，以及有关公司的员工。可负责的任务涵盖安排住宿、就餐、签到、会中颁发牌匾、互赠礼品、组织签约等重要环节。由于会前对重点环节的实施考虑不足，造成临时找人，准备仓促，出现忙乱脱节的现象。

2、组织协调存在缺陷。原计划3月23日上午组织广告公司、主持人协调工作流程，由于上午陈永生修改流程、主持词和颁发牌匾、互赠礼品方案，加之主持人、广告公司的负责人太晚到场，协调工作没有按时实施，造成负责安装拍照站位架的工人下午一点多才进场，酒店送座椅，排位贴名单都很仓促。主持人也是12点多才到场，对主持词没有充分理解消化，分工与临时纠正出错准备不足，造成颁发牌匾、互赠礼品都出现混乱。

三是一些流程项目的细节考虑不周。比如，宣传片原先交代广告公司，在与会人员签到时就开始播放，但操作DJ的人并不知道，结果临时下载，耽误了很多时间，达不到应有的效果。重点议程的PPT也是临急临忙才录入，主持与播放也不够默契。还有颁发牌匾、互赠礼品，由于分工不够细，没能提前分拣按名单排好，加之主持人缺乏经验，不会应急纠错，上台领取牌匾或礼品的人没有预告，造成次序乱，甚至错给对象，或漏发礼品。

三、建议给予表彰的单位和人员

这次庆典大会，会务工作之所以能够取得比较好的结果，主要是有一大批积极分子的参与，有一批理事会成员主动给予大力支持。建议给以下单位和人员予以通报表彰：

（一）通报表彰的单位。

1、商会秘书处。自去年九月以来，完成了大量的筹备工作，对整个庆典大会的策划、具体项目的实施付出了大量的时间和精力，经常加班加点，牺牲了不少休息时间，做到大局为重，任劳任怨，比较圆满的完成了任务。

2、顺信物流有限公司。该公司在担负家具展物流业务的同时负责商会庆典大会的大量组织工作，除了抽出业务骨干参与筹备和组织实施外，还抽出员工担负会前各种会议物资的搬运，连夜分装礼品、资料，工作量大、突击性强，对会议的顺利进行作出了突出的贡献。

3、广州高科通信技术股份有限公司。作为会长单位，主动承担任务，要人出人，要车出车，指定专人负责会务工作，与秘书处密切配合，出色完成分工的任务。

4、广州融佳财务咨询有限公司。该公司是新入会会员单位，公司负责人陈树芸得知商会召开庆典大会的信息后，主动安排员工参与会务工作，收缴会费和配合财务工作的同事，认真细致，高度负责，圆满地完成任务。

5、广州国迈科技有限公司。该公司负责人陈映庭不但主动承担接待组的任务，还派出形象好、素质强的员工担负签到工作，真正把商会的工作当成自己公司的事来办，体现了顾全大局，无私奉献的精神。

（二）通报表彰的个人。

这次会务工作，很多理事会成员和会员都是把它当成分内的事来办，以主人翁的身份参与会务工作。有的是全身心投入，在筹备工作繁杂、时间紧、任务重的情况下，自觉克服困难，加班加点工作；有的是主动请缨，主动参加筹备工作会议，主动献计献策，主动承担任务；有的是主动提出赞助，出钱出物，自觉为商会做贡献；有的是主动提供业务关系，协助秘书处落实与银行建立战略合作关系；有的是临急授命，随叫随到，争先为商会出力。总之，在这次庆典大会筹备与组织工作中涌现了一大批好人好事，建议对以下人员给予通报表彰：

商会秘书处：陈永生、谢沐丹、林少琼；

顺信物流有限公司：陈建涛、陈锐槐、陈鑫睿；

广州高科通信技术股份有限公司：许少环；

广东顺锦达进出口公司：徐贤顺；

广州市盛世酒业有限公司：陈奕达；

广州承宏贸易有限公司：杜克宏；

广州国迈科技有限公司：陈映庭；

广东涞馨实业投资集团有限公司：蔡光辉；

广州雷腾照明科技有限公司：刘祥桐；

广州永顺投资有限公司：陈锦铉；

广州本德物业管理有限公司：陈先德；

江门市江海区华燃贸易有限公司：陈彦广；