澄籍乡亲中秋联谊会工作总结

澄籍乡亲中秋联谊会工作总结 插图

2014年823日下午,由广东省澄海商会组织的“澄籍乡亲中秋联谊会”在广州白云国际会议中心隆重举行。参加此次大型联谊活动的有商会会员及家属500多人,在穗澄籍乡亲各界人士及家眷400多人,共1000余人到会。这次嘉年华式的联谊活动内容丰富,场面热烈,既有澄海故乡传统的猜谜活动,又有适合大人小孩同乐的各种趣味浓厚的游戏,还有适应各群体人士的鸡尾酒品尝,宴会期间安排了高潮迭起的抽奖活动,可谓热闹非凡,其乐融融,充分体现了凝聚乡情、友情、亲情的平台作用,也让澄海商会在乡亲们心目中的凝聚力、影响力日益增强,不断提高。据参与活动的各界人士反映,联谊会办得隆重、热烈,十分有意义,也非常成功。

为了总结经验,看到不足,再接再厉完成商会的各项任务,有必要对此次联谊会工作进行认真总结

首先是做得好的几个方面:

一是此次联谊会的定位准确。按照年度工作计划,今年中秋节将举办大型的联谊活动。6月份启动项目伊始,我们就把“佳节同聚首,乡谊衍万家”作为联谊的主题,其目的就是通过搭建平台,营造“和谐团结,携手共进”的人文精神,弘扬澄海人“敬业爱乡,勤劳拼搏”的传统文化。让在穗澄籍乡亲,商会的会员,各方面人士都能在一起相聚相识,扩大人脉,融通商机。同时,促进广大乡亲增强了对商会的了解,提高了商会的知名度,使大家更愿意团结在商会周围,共同发展各自的事业。聚集各方面的力量,为家乡的社会经济建设多做贡献。由于定位准确,参加活动者踊跃,是建会以来规模最大的一次活动。

二是商会领导对此次联谊活动高度重视。此次活动的圆满成功,与商会会长们的重视是分不开的。陈彦文会长在最初接到汇报时,尽管非常忙,但每一次的电话汇报或文字汇报,他都认真地听,认真地看,并对此次活动提出了清晰的思路。不但要求秘书处把发动会员与乡亲参会作为重点,而且亲自联系乡亲参会。刘武会长工作十分繁忙,但他高度重视这次活动,认真听取汇报,认为商会每年都应组织一次大型活动,这有利于提高商会的影响力和知名度,让乡亲们都知道有澄海商会,也能起到联结各方力量,增进在穗乡亲、各界人士对我们澄海商会的理解,更加支持我们的工作。在工作十分紧张的情况下,他坚持挤时间到会并致辞。

秘书长陈建涛尽管正忙着组织公司的大宗业务,但还是争取时间参加筹备会议,亲自发动会员和乡亲参加活动。

三是得到商会会员的大力支持。这次活动能获得成功与商会会员的大力支持密不可分,这也是商会凝聚力的体现。大家把商会作为一个大家庭,有事大家办,有钱出钱,有力出力,主动奉献的热情非常高涨。比如筹备期间需要一批奖品,当大家接到信息后,不管是会长、理事还是会员,都各尽所能,主动提出要为活动赞助礼品,在短短的时间内就有近20家会员单位提出赞助清单。最后,秘书处筛选赞助的奖品就有897份,加上商会采购的应时月饼600余盒,使办好联谊活动有了雄厚的物质基础。尤其是副会长王欣树、常务理事蓝韩忠,分别主动把无偿举办“鸡尾酒会”和组织“字画抽奖”纳入联谊活动,更增添了联谊会的特色和文化氛围,为商会成功举办联谊会作出了突出贡献,增添了不少光彩。

商会秘书处人手不足,各会员单位做到有求必应。顺信物流(集团)有限公司派出了10多人,从22日开始参与工作,整整两天,从物品的接收、分类到发放,做到井然有序,配合默契,人人都认真负责,不辞辛劳。

广州高科通信技术股份有限公司派来了20多人,负责11个游戏项目的组织实施,工作量大,任务重,顺利完成了任务。

考拉红酒业有限公司,提前准备字画,认真制作PPT,把奖品作者的简介、作品都用PPT清晰展示出来,起到很好的互动效果。

广州地区澄海中学校友会也组织了10多位在穗的毕业生,主动负责签到和维持秩序,确保了联谊活动的圆满成功。

四是联谊会各项筹备工作启动早、准备较充分。7月初制定了“中秋联谊会筹备方案”,对活动目的、主题、内容和组织形式,以及所需的物质保障,人力安排都做了详细安排。秘书处除了及时向会长、秘书长汇报,还先后三次召集各有关人员参加的筹备会,反复酝酿和征求意见,使方案不断完善,措施更加有效。比如,为了突出“佳节同聚首,乡谊衍万家”的主题,我们聘请“全国灯谜之乡--澄海区灯谜协会”参加筹备工作,他们把澄海各镇(街道)的村名、商会领导的姓名和日常生活中常见的事物编成谜语,既有文化内涵,又蕴含了乡情、友情,趣味性和传统文化紧密结合、相得益彰,博得与会者的高度赞扬和积极参与。再如,设置的游戏项目,根据家属小孩的特点,做到难度适当、大小皆宜,人人都会玩,达到烘托气氛,佳节同乐的目的。特别是安排了“鸡尾酒调制表演和品尝”、“澄籍艺术家作品抽奖及现场与中奖者合影”,更突出了“文化澄海”的特色。整场活动雅俗共赏,高潮迭起,其乐融融,得到了广大乡亲和会员们的充分肯定和好评。

其次是此次活动存在的不足方面:

1、秘书处人数不足。负责综合协调的同事事务太多,但没有助手。现场既要协调会场布置、餐饮、接待外来嘉宾、组织抽奖和颁奖等,很多工作都要同时展开,一个人顾不过来。今后在事前计划中必须加强人力,才能确保各项工作顺畅衔接。

2、部分工作细节考虑不周。如这次联谊会自助餐安排,因没有指定专人负责协调和监管,导致安排的菜式没有上全,量也不足,许多与会者反映不够吃。水的供给也不足,在餐前很多人感到口渴却没水喝,这方面的考虑还是不周全,在下次的活动中应该安排人手专门管理餐饮,另外我们应自己准备饮用水、纸巾、开酒器等物品,把工作做得更细。

3、现场的组织方面也出现了一些小问题。比如在抽奖的时候,一等奖的奖品有汽油添加剂和保温保冷箱,发奖的人员没有弄清楚,将两份奖品合作一份发放了,导致最后奖品数量不够。下次应将发放的奖品以表格形式打印给发放者,以免弄错。

4、对突发情况的应急处理准备不足。一开始只考虑到安全上、饮食卫生上,或者会有突发疾病的情况发生,但各种各样的突发事件都有可能会发生,比如此次有人醉酒闹事,工作人员因为没有经验不会应对,所以我们需要考虑更全面一些,避免活动中让小问题造成负面影响。

                                    澄海商会秘书处

                                  二〇一四年八月二十八日

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